Pengorganisasian dan Revisi Pesan Pesan Bisnis
A. PENGORGANISASIAN
PESAN-PESAN MELALUI OUTLINE
Untuk mencapai pengorganisasian pesan-pesan yang baik
maka diperlukan suatu cara agar pesan tersebut dapat berguna dan bermanfaat
bagi setiap penggunanya. Hal tersebut dapat dilakukan dengan cara :
1. Mendefinisikan
dan Mengelompokkan Ide
Memutuskan apa yang harus dikatakan adalah masalah mendasar
bagi setiap komunikator yang harus dicari pemecahannya. Jika materi memang
lemah, tidak memiliki suatu muatan yang menarik, maka akan mengaburkan fakta
yang ada. Apabila penyusunan pesan yang panjang dan kompleks, maka outline
sangat diperlukan dan menjadi penting artinya. Hal ini karena dengan adanya
outline akan sangat membantu memvisualisasikan hubungan antara bagian yang satu
dengan bagian yang lain. Selain itu, outline juga membantu untuk
mengkomunikasikan ide-ide dengan cara yang lebih sistematik, efisien dan
efektif. Melalui perencanaan yang baik outline akan membantu mengekspresikan
transisi antara ide-ide sehingga audiens akan memahami pola pikir komunikator.
Susunan suatu outline secra garis besar dapat digolongkan ke dalam tiga
golongan, antara lain :
a. Memulai dengan Ide
Pokok, akan sangat membantu dalam menetapkan tujuan dan strategi umum dari
suatu pesan. Ide pokok dirangkum ke dalam dua hal yaitu : keinginan terhadap
audiens untuk melakukan dan memikirkannya, sebagai alasan yang mendasar bagi
audiens mengapa harus melakukan dan memikirkannya.
b. Menyatakan hal-hal pendukung
yang penting, yang akan sangat berguna dalam mendukung ide-ide pokok.
c. Membuat ilustrasi dengan
bukti-bukti, semakin banyak bukti-bukti yang dapat disajikan, maka outline yang
dibuat akan semakin baik.
2. Menentukan
Urutan dengan Rencana Organisasional
Setelah mengelompokkan ide-ide, langlah selanjutnya adalah
menentukan urutan-urutan terhadap ide-ide tersebut aga selaras dengan rencana
organisasional, melalui dua pendekatan yaitu :
a. Pendekatan Langsung (direct
approach), sering disebut juga dengan pendekatan deduktif , dimana ide pokok
muncul paling awal, kemudian diikuti bukti-bukti pendukungnya. Biasanya reaksi
dari audiens akan positif dan menyenangkan jika menggunakan pendekatan ini.
b. Pendekatan Tidak
Langsung (indirect approach), atau sering disebut dengan pendekatan induktif,
dimana bukti-bukti diletakan paling awal, kemudian baru diikuti dengan ide
pokok. Biasanya audiens akan merespon negatif dan tidak menyenangkan. Setelah
menganalisa berbagai kemungkinan respon yang ada dari dalam diri audiens serta
telah menemukan suatu pendekatan yang terbaik, maka tahap selanjutnya adalah
menentukan jenih pesan yang akan dibuat atau disampaikan. Secara garis besar
jenis pesan yang dapat di sampaikan meliputi permintaan langsung (direct
request), pesan-pesan rutin, good news atau goodwill, pesan-pesan bad news dan
pesan-pesan persuasif.
Pemilihan Kata Yang
Tepat
Pemilihan kata dalam penyampaian pesan – pesan bisnis kepada
audiens sangat penting. Penggunaan kata asing yang sukar dimengerti adalah
pemborosan. Agar suatu komunikasi dapat tercapai maksudnya, perlu diperhatikan
hal-hal berikut:
1. Pilihlah
kata yang sudah familiar
Diperlukan suatu analisis audiens, terutama untuk mengetahui
latar belakang pendidikan dan pengalaman audiens. Pemahaman yang baik terhadap
audiens akan memberikan pengaruh yang baik bagi proses penyampaian pesan –
pesan bisnis.
2. Pilihlah
kata-kata yang singkat
Kata-kata yang singkat selain efisien, juga mudah dipahami
oleh audiens. Tetapi kita juga harus memperhatian kaidah penulisan bahasa yang
baik dan benar.
3. Hindari
kata-kata yang bermakna ganda
Penggunaan kata-kata tersebut akan mengakibatkan penafsiran
yang bermacam – macam. Hal ini dapat mengakibatkan tidak tercapainya maksud
dari pesan-pesan bisnis.
Membuat Kalimat Yang
Efektif
Dalam menyusun suatu kalimat perlu diperhatikan 3 hal, yaitu
kesatuan pikiran, kesatuan susunan, dan kelogisan. Diketahui bahwa dalam setiap
kalimat paling tidak terdiri atas subjek dan predikat. Subjek dalam predikat
akan menjawab “siapa” atau “apa” yang dilakukan oleh kata kerja dan merupakan
topik suatu bahasan atau sesuatu yang sedang dikatakan dan biasanya berupa kata
benda.
1. Tiga
jenis kalimat
a) Kalimat Sederhana
Suatu kalimat sederhana hanya memiliki sebuah subjek dan
predikat. Namun tidak menutup kemungkinan suatu kalimat dilengkapi dengan objek
baik langsung maupun tidak langsung.
b) Kalimat Majemuk
Kalimat majemuk berisi dua atau lebih klausa independen dan tidak
mempunyai klausa dependen. Klausa independen merupakan lausa yang dapat berdiri
sendiri atau mempunyai pengertian yang utuh, sedangkan klausa dependen adalah
klausa yang tidak dapat berdiri sendiri sehingga tidak memiliki klausa yang
utuh.
c) Kalimat kompleks
Kalimat kompleks berisi sebuah klausa independen dan satu
atau lebih klausa dependen sebagai anak kalimat.
2. Cara
mengembangkan paragraf
Ada dua pendekatan untuk mengembangkan suatu paragraf,
pendekatan induktif dan pendekatan deduktif. Pendekatan induktif dimulai dengan
berbagai alasan terlebih dahulu baru dibuat kesimpulan, sedangkan deduktif
dimulai dari kesimpulan, baru diikuti dengan alasan-alasannya. Cara-cara
mengembangkan paragraf:
a. Ilustrasi
Untuk mengembangkan suatu paragraf dapat digunakan suatu
ilustrasi yang dapat memberikan gambaran terhadap ide atau gagasan umum.
b. Perbandingan (Persamaan &
Perbedaan)
Anda dapat mengembangkan paragraf dengan cara membandingkan
persamaan maupun perbedaan terhadap suatu pemikiran dengan pemikiran yang lain.
c. Pembahasan Sebab-Akibat
Agar dapat memberikan arah yang jelas terhadap suatu pokok
bahasan tertentu.
d. Klasifikasi
Untuk mempermudah pemahaman paragraf bagi pengirim pesan dan
penerima pesan. Selain itu agar suatu topik bahasan menjadi lebih terarah atau
terfokus.
e. Pembahasan Pemecahan Masalah
Untuk memberikan latihan analitis yang sangat diperlukan
bagi seseorang dalam pengambilan keputusan-keputusan penting bagi suatu
organisasi
Paragraf hendaknya jangan terlalu singkat namun juga jangan
terlalu panjang. Yang penting, suatu paragraf harus merupakan kesatuan ide atau
gagasan yang utuh, menggunakan kata-kata transisi, kata ganti, atau kata kunci
sebagai penghubung antara kalimat yang satu dengan yang lainnya, dan jelas.
Tidak ada komentar:
Posting Komentar