Perencanaan Laporan Bisnis
Pengertian dan JenisLlaporan Bisnis
Laporan bisnis adalah suatu
laporan yang bersifat netral, memiliki tujuan yang jelas serta menyajikan
fakta kepada seorang atau lebih dalam rangka mencapai tujuan bisnis tertentu.
Laporan bisnis ialah setiap dokumen faktual yang menyatakan tujuan perusahaan
merupakan sarana manajerial untuk menginformasikan atau memberikan
kontribusi pada pengambilan keputusan harus bersifat akurat, lengkap
dan obyektif.
Laporan bisnis juga dapat
diartika sebagai suatu laporan yang memiliki sifat netral ,
tidak memihak, memiliki tujuan yang jelas dan rencana penyajian fakta kepada
seseorang atau untuk kepentingan bisnis tertentu.
Laporan bisnis juga merupakan
pesan-pesan yang objektif, tersusun secara teratur yang digunakan untuk
menyampaikan informasi dari suatu bagian
organisasional atau dari saru institusi atau lembaga ke lembaga lain untuk membantu pengambilan keputusan atau
pemecahan masalah.
Laporan fakta meliputi
kejadian-kejadian, kondisi, mutu, perkembangan, hasil, produk, masalah, atau
saran pemecahan. Laporan dapat membantu penerima memahami situasi bisnis yang
kompleks, menyelesaikan tugas-tugas teknik, atau
merencanakan prosedur-prosedur, pemecahan masalah, dan membuat kebijakan
tentang perencanaan strategis.
Bagian Pokok dalam Laporan Bisnis
1. Pendahuluan
Dalam hal pendahuluan dapat
dipertimbangkan beberapa hal seperti:
a.
Pemberi kuasa : individu atau organisasi yang meminta laporan
b.
Layout atau presentasi : informasi kepada pembaca tentang apa saja yang akan di
bahas.
c.
Masalah : diformulasikan awal pada pendahuluan sebelum maksud dan tujuan
laporan bisnis disampaikan.
d. Maksud :
point terpenting dalam pelaporan bisnis
e. Ruang
lingkup : berhubungan dengan luas cakupan atau batas bahasan
f.
Metodologi : metode pengumpulan informasi
g.
Sumber-sumber; sumber dalam pelaporan bisnis baik lisan maupun tertulis.
h. Latar
belakang : jika pembaca dianggap perlu mengetahui latar belakang maka,wajib
disampaikan.
i.
Definisi istilah : menjelaskan beberapa istilah yang perlu dijelaskan
j.
Keterbatasan : dalam dana , waktu dan sumber yang tersedia
k.
Rekomendasi
Untuk laporan singkat beberapa
unsur tersebut dapat digabung menjadi satu atau dua paragraf dengan atau tanpa
judul pendahuluan tapi biasanya bagian “pendahuluan ini dibuat sesuai dengan
kebutuhan dan keinginan dari perusahaan tersebut”.
2. Teks/isi
Bagian terpanjang dari suatu
laporan bisnis sehingga maksud dari laporan bisnis dapat dimengerti.
3. Penutup
Bagian penutup berfungsi untuk
merangkum laporan secara menyeluruh, mengambil kesimpulan, atau memberi
rekomendasi.
a.
Rangkuman
Berisi
ringkasan pembahasan secara menyeluruh.kadang kala hanya berisi point-poin yang
penting, kekuatan dan kelemahan atau manfaat dan kerugian.
b. Kesimpulan
Berisi
evaluasi secara ringkas fakta – fakta yang dibahas tanpa memasukkan pendapat
pribadi kita sebagai penulis
c.
Rekomendasi
Menyarankan
suatu program tindakan yang didasarkan pada kesimpulan yang dibuat.
d.
Rencana Tindakan
Merupakan
pernyataan terakhir yang mencakup waktu pelaksanaan program,
anggaran yang diperlukan dan orang-orang yang bertanggung jawab terhadap
program yang dilaksanakan.
Pengorganisasian Isi dalam Laporan Bisnis
Ada 2 cara yang dapat digunakan
untuk menyusun isi laporan bisnis yaitu cara deduksi (langsung) dan cara
induksi (tak langsung).
1. Cara Deduksi
Menyampaikan ide pokok dan
rekomendasi terlebih dahulu,setelah itu baru dijelaskan hal – hal yang rinci.Digunakan
pada kriteria pembaca:
a. Esekutif
yang sibuk,ingin berita segera,
b. Ingin
mengetahui berita baik atau informasi netral,
c. Ingin
menganalisa data dengan baik ketika analisa laporan berada diawal.
2. Cara induksi
Menjelaskan fakta – fakta yang
ada terlebih dahulu,kemudian memberikan ide pokok, kesimpulan dan
rekomendasi.Digunakan pada kriteria pembaca:
a. Ingin
mengetahui penjelasan secara rinci terlebih dahulu,
b. Ingin
mengetahui kesimpulan yang kurang menyenangkan,
c. Perlu
membaca laporan secara keseluruhan bukan awalnya saja.
Penulisan Laporan Singkat
Penulisan Laporan Singkat
a. Terdiri
atas 1-2 halaman
b. Lebih
menekankan pada Body atau tubuh laporan.
c. Elemen
Penting, seperti gaya penulisan, grafik penekanan penulisan, judul, dan sub
judul, fomat memo atu surat.
Membuat Laporan Bisnis yang Baik
1. Akurat
Hal pertama yang perlu diperhatikan oleh seorang penulis laporan bisnis adalah bagaimana mengatakan suatu kebenaran. Beberapa hal berikut ini akan membantu mengatasi kemungkinan terjadinya distorsi :
a. Jelaskan fakta atau peristiwa yang terjadi secara konkret.
b. Laporkan semua fakta yang relevan.
c. Tempatkan fakta yang ada dalam suatu perspektif.
d. Berikan bukti-bukti terhadap kesimpulan yang Anda buat.
e. Sajikan hanya bukti yang valid dan mendukung kesimpulan Anda.
f. Jaga bias pribadi Anda dalam suatu laporan.
Hal pertama yang perlu diperhatikan oleh seorang penulis laporan bisnis adalah bagaimana mengatakan suatu kebenaran. Beberapa hal berikut ini akan membantu mengatasi kemungkinan terjadinya distorsi :
a. Jelaskan fakta atau peristiwa yang terjadi secara konkret.
b. Laporkan semua fakta yang relevan.
c. Tempatkan fakta yang ada dalam suatu perspektif.
d. Berikan bukti-bukti terhadap kesimpulan yang Anda buat.
e. Sajikan hanya bukti yang valid dan mendukung kesimpulan Anda.
f. Jaga bias pribadi Anda dalam suatu laporan.
2. Keputusan yang
Baik
Laporan bisnis yang dibuat tidak hanya digunakan pihak intern saja, tetapi juga pihak ekstern organisasi. Pembaca akan merasa senang membaca suatu laporan yang mencakup lima hal berikut :
a. Adanya ide pokok pada permulaan suatu laporan.
b. Melihat fakta-fakta yang tersedia.
c. Menerima uraian atau cerita secara menyeluruh.
d. Menggunakan bahasa yang mudah dimengerti.
e. Mempelajari sesuatu yang dapat membuat pekerjaan atau tugas-tugas mereka menjadi lebih mudah.
Laporan bisnis yang dibuat tidak hanya digunakan pihak intern saja, tetapi juga pihak ekstern organisasi. Pembaca akan merasa senang membaca suatu laporan yang mencakup lima hal berikut :
a. Adanya ide pokok pada permulaan suatu laporan.
b. Melihat fakta-fakta yang tersedia.
c. Menerima uraian atau cerita secara menyeluruh.
d. Menggunakan bahasa yang mudah dimengerti.
e. Mempelajari sesuatu yang dapat membuat pekerjaan atau tugas-tugas mereka menjadi lebih mudah.
3. Format, Gaya, dan Organisasi yang Responsif
Sebelum menulis, Anda harus memutuskan apakah akan menggunakan format surat, memo, atau manuskrip; apakah menggunakan gaya formal atau informal. Dalam hal ini, ajukan diri Anda sendiri pertanyaan berikut.
a. Siapa yang berinisiatif yang membuat laporan?
b. Apakah subyek yang akan dimasukan ke dalam laporan?
c. Kapan suatu laporan dibuat?
d. Ke mana laporan akan dikirim?
e. Mengapa suatu laporan dibuat?
f. Bagaimana sikap pembaca?
Tidak ada komentar:
Posting Komentar