Perencanaan Pesan-Pesan
Bisnis
Perencanaan bisnis merupakan satu
langkah strategis bagi pencaaian tujuan suatu organisasi secara menyeluruh.
Pesan-pesan bisnis yang terencana dengan baik mempermudah pencapaian tujuan
komunikasi. Makalah ini akan menjelaskan tentang perencanaan pesan-pesan bisnis
yang difokuskan pada perencanaan pesan-pesan bisnis secara tertulis
Yang termasuk perencanaan pesan-pesan bisnis adalah :
1. Pemahaman Proses Komposisi
Penyusunan proses komposisi
seperti halnya proses menciptakan lagu;merencanakan lagu, membuat aransemen dan
menentukan musisinya hinnga melakukan revisi-revisi hingga lagu enak didengar.
Begitu juga proses penyusunan pesan-pesan bisnis; perencanaan,
pengorganisasian, dan revisi.
2. Perencanaan
Beberapa hal perlu diperhatikan
dalam perencanaan diantaranya maksud komunikasi, sasaran audiens, ide pokok,
saluran yang digunakan.
3. Pengorganisasian
Organisasi dan komposisi erat
kaitannya dengan penyusunan kata kalimat, dan paragraf perlu diperhatikan
penggunaan kata, kalimat, dan paragraf yang sederhana, mudah dimengerti, dan
dilaksanakan.
4. Revisi
Seluruh maksud dan isi pesan
ditelaah kembali dari substansi pesan yang akan disampaikan,gayapenulisa,
struktur kalimat, dan bagaimana tingkat pemahaman. Pengecekan dilakukan agar
pesan tersampaikan sesuai perencanaan.
5. Penentuan Tujuan
Tahap pertama dalam merencanaka
suatu pesan bisnis adalah memikirkan maksud atau tujuan komunikasi. Untuk dapat
melakukan hal itu, pertama anda harus menentukan tujuan yang jelas sesuai
tujuan organisasi.
6. Mengapa tujuan harus jelas
Penentuan tujuan yang jelas bagi
suatu organisasi akan dapat membantu proses pengambilan keputusan yang mencakup
antara lain :
keputusan untuk meneruskan pesan
keputusan untuk menanggapi
audiens
keputusan untuk memusatkan isi
pesan
7. Tujuan komuikasi bisnis.
Secara umum ada tiga tujuan
komunikasi bisnis yaitu : memberi informasi, persuasi, dan melakukan kolaborasi
8. Cara menguji tujuan
Untuk menguji apakah suatu tujuan
yang telah ditetapkan tersebut sudah baik atau belum perlu pengujian dengan
empat pertanyaan berikut.
apakah tujuan tersebut realistik
apakah waktunya tepat
apakah orang yang mengirimkan
pesan sudah tepat
apakah tujuannya selaras dengan
tujuan orgsnisasi perusahaan
9. Analisis Audiens
Bila suatu komunikasi telah
memiliki maksud dan tujuan yang jelas, langkah berikutnya adalah memperhatikan
audiens yang akan dihadapi.
1. Cara mengembangkan profil audiens.
Mengembangkan
suatu profi audiens boleh dikatakan gampang – gampang susah. Penentuan profil
audiens dalam hal ini tidak akan mengalami kesulitan karena audiens adalah
orang – orang yang sudah dikenal, akantetapi akan menjadi sulit bila
belum.dalam kasus ini komunikator perku melakkukan investigasi untuk
mengantisipasi reaksi mereka.
menentukan
ukuran serta komposisi audiens
siapa audiens
reaksi audiens
tingkat
pemahaman audiens
hubungan
komunikator dengan audiens
2. Cara memuaskan audiens akan kebutuhan
informasi
Kunci komunikasi
yang efektif adalah dengan menentukan kebutuhan informasi audiens dan
selanjutnya berusaha memenuhi kebutuhan tersebut dengan lima tahap di bawah ini
;
cari apa yang
diingikan oleh audiens
antisipasi
pertanyaan yang tidak diungkapkan
berikan semua
informasi yang diperlukan
pastikan bahwa
informasinya akurat
tekankan ide –
ide yang menarik bagi audiens
3. Cara memuaskan kebutuhan motivasional
audiens
Ada
kecenderungan bahwa audiens tidak mau mengubah sesuatu yang ada dengan hal yang
lebih baru. Cara mengatasinya adalah dngfan mengatur pesan – pesan sedemikian
rupa sehingga pesan yang disampaikan dapat diterima audiens dengan mudah.
Pendekatan yang dapa deliakukan adalah dengan memberikan argumentasi yang
bersifat rasional. Meskipun pendekatan argumentasi merupakan cara yang baik,
perlu juga untuk mencoba menggunakan pendekatan emosi.
10. Penentuan Ide Pokok
Setelah menganalisis tujuan dan
audiens delanjutnya adalah menentuka cara mencapai tujuan tersebut. Setiap
pesan bisnis akan bermuara pada satu tema pokok yaitu ide pokok.
Sebelum menentukan ide pokok hal
– hal penting yang harus diidentifikasikan terlebih dahulu :
1. Teknik Curah Pendapat
beberapa teknik
curah pendapat yang dapat digunakan antara lain :
storyteller’s
tour
random list
cfr
(conclusions findings recomendation) worksheet
journalist
approach
question and
answer approach
2. Pembatasan Cakupan
Penyajian
informasi rutin terhadap audiens hendaknya menggunakan kata – kata yang
singkat. Ide pokok dari pesan – pesan disesuaikan dengan waktu yang tersedia
sehingga poin yang penting tidak terabaikan selain itu ide pokok yang
disampaikan harus mudayh dimengerti dan diterima oleh audiens.
11. Seleksi saluran dan media
Ide pokok dari pesan – pesan
bisnis dapat disampaikan melalui dua saluran yaitu saluran lisan atau oral atau
tertulis.
1. Komunikasi Lisan
Salah satu
kebaikan dari komunikasi lisan adalah kemampuan memberikan feedback dengan
segera. Kelebihan lain adalah sifatnya yang ekonomis. Pendekatan lisan juga
bermanfaat apabila yang disajikan adalah informasi kontroversial karena reaksi
audiens dapat terbaca dari bahasa isyarat mereka.
2. Komunikasi Tertulis
Salah satu
kelebihan komunikasi tertulis adalah peneulis mempunyai keempatan untuk
merencanakan dan mengendalikan pesan – pesan mereka. Suatu format tulisan
diperlukan jika informasi disampaikan kompleks dan dibutuhkan catatan permanan
untuk referensi.
Tidak ada komentar:
Posting Komentar